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掌握接打電話技巧,搞定生意
2019-05-05 16:21:49 來源:聯系電話18153207199 作者: 【 】 瀏覽:222次 評論:0
 電話被現代人公認為便利的通訊工具,在日常工作中,使用電話的語言很關鍵,它直接影響著一個公司的聲譽;在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而,掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。隨著科學技術的發展和人們生活水平的提高,電話的普及率越來越高,人離不開電話,每天要接、打大量的電話??雌鵠創虻緇昂莧菀?,對著話筒同對方交談,覺得和當面交談一樣簡單,其實不然,打電話大有講究,可以說是一門學問、一門藝術。禮儀培訓講師譚小芳認為,服務賓客有兩種形式,一是面對面的服務賓客,另外一種就是通過電話來服務賓客。
 
    一、接聽電話的步驟:
 
    1、接聽電話前:
 
    ⑴、準備筆和紙:如果大家沒有準備好筆和紙,那么當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準備好筆和紙。
 
    ⑵、停止一切不必要的動作:不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的表現。
 
    ⑶、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。
 
    ⑷、帶著微笑迅速接起電話:讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
 
    2、接聽電話
 
    ⑴、三聲之內接起電話:這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外,接聽電話還要注意:
 
    ①、注意接聽電話的語調,讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
 
    ②、注意語調的速度;
 
    ③、注意接聽電話的措辭,*不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
 
    ④、注意雙方接聽電話的環境;
 
    ⑤、注意當電話線路發生故障時,必須向對方確認原因;
 
    ⑥、注意打電話雙方的態度。
 
    ⑦、當聽到對方的談話很長時,也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
 
    ⑵、主動問候,報部門介紹自己;
 
    ⑶、如果想知道對方是誰,不要唐突的問“你是誰”,可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問,“對不起,可以知道應如何稱呼您嗎?”;
 
    ⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予說明,并至歉。每過20秒留意一下對方,向對方了解是否愿意等下去。
 
    ⑸、轉接電話要迅速:每一位員工都必須學會自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉接正確的分機上,并要讓對方知道電話是轉給誰的。
 
    ⑹、對方需要幫助,大家要盡力而為:作為酒店的員工應盡力去幫助賓客,對于每一個電話都能做到以下事情①、問候②、道歉③、留言④、轉告⑤、馬上幫忙⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題)⑧、回電話
 
    ⑺、感謝對方來電,并禮貌地結束電話:在電話結束時,應用積極的態度,同時要使用對方的名字來感謝對方。
  ⑻、要經常稱呼對方的名字,這樣表示對對方尊重。
 
    二、留言五要素
 
    致:即給誰的留言
 
    發自:誰想要留言
 
    日期:*也包括具體時間
 
    記錄者簽名:有助于尋找線索,或弄清不明白的地方內容
 
    三、接電話的禮儀
 
    1、電話鈴一響,應盡快去接,*不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應先自報家門,“您好,這里是xx公司xx部”;詢問時應注意在適當的時候,根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。
 
    2、接電話時,對對方的談話可作必要的重復,重要的內容應簡明扼要的記錄下來,如時間、地點、聯系事宜、需解決的問題等。
 
    3、電話交談完畢時,應盡量讓對方結束對話,若確需自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢后,應等對方放下話筒后,再輕輕地放下電話,以示尊重。
 
    四、打電話的一些簡單技巧
 
    1、如果接到的電話是找你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。
 
    2、打電話時,列出要點,避免浪費時間。
 
    3、在打電話之前,要準備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢。
 
    4、如果你找的人不在,可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話,同時,要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
 
    5、在給其他部門打電話時,要先報部門和姓名,這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
 
    6、通話完畢時應道“再見”,然后輕輕放下電話。
 
    7、選擇適當的時間。一般的公務電話*避開臨近下班的時間,因為這時打電話,對方往往急于下班,很可能得不到滿意的答復。禮儀講師譚小芳認為,公務電話應盡量打到對方單位,若確有必要往對方家里打時,應注意避開吃飯或睡覺時間。
 
    五、使工作順利的電話術
 
    (一)遲到、請假由自己打電話;(二)外出辦事,隨時與單位聯系;(三)外出辦事應告知去處及電話;(四)延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;(五)用傳真機傳送文件后,以電話聯絡;(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;(七)借用別家單位電話應注意一般借用別家單位電話,一般不要超過十分鐘。遇特殊情況,非得長時間接打電話時,應先征求對方的同意和諒解。
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Tags:勞聯 紀德力 勞務外包十大品牌 勞務派遣 人事代理 責任編輯:laolian
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